Da quando il lavoro in smart working è aumentato esponenzialmente, l’utilizzo di strumenti per effettuare riunioni a distanza si è diffuso come non mai. Google Meet è uno dei più conosciuti e popolari al mondo grazie alla sua semplicità d’uso, basta avere un account Google, e al fatto che è gratis fino a 60 minuti di riunione. Per chi vuole osare, esistono infatti piani a pagamento che eliminano ogni limite. Tuttavia creare una riunione con Meet è una procedura molto semplice e adatta alla maggior parte delle riunioni aziendali e non solo.
In questo articolo vediamo tutti i passaggi per creare una riunione su Meet, quindi come condividere il link di collegamento con le altre persone che devono partecipare alla riunione. Anche se sembra una cosa complicata, ti assicuro che così non è. Infatti la procedura è abbastanza breve e immediata. Vediamo come procedere sia da dispositivi mobili come lo smartphone Android e iPhone sia da computer.
Per approfondire:
Come creare una riunione su Meet da Android
Se hai bisogno di creare una riunione su Meet da Android, la prima cosa da fare è scaricare l’app dal Play Store. L’applicazione prende il nome di Google Meet (Originale). Una cosa interessante da sapere è che le chiamate sono sincronizzate tra i diversi dispositivi. Devi passare dal computer allo smartphone? Nessun problema.
Per creare la riunione su Meet da Android:
- apri l’app Google Meet sul dispositivo Android;
- nella parte in basso a destra, clicca su Nuova *simbolo della videocamera*;
- seleziona il simbolo del link-collegamento/Crea una nuova riunione;
- per avviare la riunione è necessario condividere il link con gli altri utenti;
- fai tap sul pulsante Condivdi invito;
- quando sei pronto a partecipare alla riunione clicca sul simbolo Partecipa alla riunione.
Cliccando su Nuova riunione puoi scegliere di creare una riunione immediata o di pianificarla per un secondo momento.
Sempre all’interno dell’app Meet per Android, si può pianificare una riunione. La differenza rispetto alla procedura appena descritta è che bisogna cliccare Pianifica in Google Calendar subito dopo aver selezionato Nuova riunione. Una volta impostato l’evento, clicca su Salva e poi usa l’opzione indietro per rientrare su Meet.
Quando la riunione è pianificata puoi scegliere di entrare dalla Home dell’applicazione Google Meet oppure dal link della riunione che si trova nell’evento del calendario di Google Calendar.
È possibile pianificare una riunione anche direttamente dall’app Google Calendar. Per farlo, bisogna aprire l’app sul dispositivo, cliccare su + per creare un Evento, quindi aggiungere gli utenti da invitare e confermare il tutto selezionando Fine e poi Salva.
Come creare una riunione su Meet da iPhone/iPad
Sei in viaggio e non puoi usare il computer ma devi partecipare ad una riunione? Nessun problema, puoi creare direttamente una riunione dal tuo iPhone o iPad usando l’app Google Meet.
Una volta scaricata nel dispositivo Apple dall’App Store, apri l’app Meet e clicca il pulsante, in basso a destra, Nuova riunione (simbolo della videocamere). Seleziona il simbolo del collegamento Crea una nuova riunione. Copia il link per condividerlo con gli altri utenti che devono collegarsi alla riunione o usa l’opzione di condivisione per condividerlo in automatico.
Se usi l’app Meet (Originale), crea vai su Nuova riunione > Genera link della riunione da condividere, clicca Condividi invito per inviare il link agli altri o condividilo in un secondo momento. Per partecipare alla riunione basterà inserire il codice nello spazio Partecipa con un codice.
Selezionando l’opzione Avvia una riunione adesso, crei una riunione che parte immediatamente.
Con l’opzione Pianifica in Google Calendar, si apre in automatico l’app Google Calendar per programmare la riunione in un momento successivo.
Come creare una riunione su Meet da computer
Hai necessità di organizzare una riunione con ospiti collegati da remoto e hai scelto Meet? Per procedere con il creare una riunione su Meet da computer non devi fare altro che seguire i seguenti step:
- Collegati al sito Google Meet;
- Seleziona la voce Nuova riunione;
- Scegli cosa fare tra:
- Crea una riunione da avviare in un secondo momento: copia il link e condividilo con gli altri utenti che dovranno partecipare alla riunione o avvia la riunione con “questo link” incollandolo nel browser di navigazione web;
- Avvia una riunione immediata: fai partire subito una riunione su Meet;
- Programma in Google Calendar: opzione che consente di programmare la riunione tramite Google Calendar.
Un’opportunità alternativa a quella appena descritta è quella di avviare una riunione da Gmail. Nella casella di posta elettronica di Google è infatti presente una sezione, che si chiama Riunioni, dalla quale si deve selezionare Nuova riunione. A questo punto si può scegliere di inviare l’invito ai partecipanti copiandolo o usando il pulsante di condivisione. Per partecipare alla riunione è sufficiente cliccare sul tasto Partecipa. Inoltre, grazie alle opzioni delle impostazioni è possibile attivare o disattivare sia il microfono che la videocamera.
Come creare una riunione su Meet per un secondo momento
Organizzare una riunione su Meet per un secondo momento è una scelta saggia, per portarsi avanti con il lavoro e non lasciare niente al caso. La procedura, come avrai intuito leggendo le righe precedenti è facile e abbastanza rapida e può essere eseguita fondamentalmente in due modi.
Dal sito web di Google Meet basta cliccare sul pulsante con lo sfondo blu Nuova riunione. Si aprono tre opzioni. Clicca su Crea una riunione da avviare in un secondo momento.
A questo punto viene generato il link della riunione. Condividi il link con gli altri partecipanti, quindi quando è il momento di far iniziare la riunione bisogna semplicemente collegarsi inserendo il link o il codice nell’apposito campo. Acconsenti l’accesso alla videocamera e al microfono e inizia la riunione su Meet assieme agli altri partecipanti.
Se invece preferisci usare lo smartphone, la procedura è la stessa. Tuttavia si deve operare all’interno dell’app Google Meet, disponibile sia per Android che per iOS. Avvia l’app, clicca su Nuova riunione e ottieni il link da condividere con gli altri utenti. Usa poi il link per avviare la riunione al momento opportuno, inserendo il codice nel campo Partecipa con un codice. Tutto molto semplice, vero?
Come pianificare una riunione su Meet con Google Calendar
Organizzare riunioni è un’attività praticamente all’ordine del giorno sia nelle aziende che nei gruppi di lavoro, ma può diventare un compito difficile e frustrante quando non si hanno a disposizione gli strumenti giusti per ottimizzare al meglio l’organizzazione complessiva.
In questi casi, soprattutto quando c’è da programmare in anticipo una riunione, Google Meet e Google Calendar possono essere strumenti molto utili per pianificare al meglio un incontro virtuale tra i partecipanti.
La procedura per pianificare una riunione su Meet con Google Calendar da smartphone consiste nell’aprire l’app Google Calendar nel dispositivo (Android/iPhone), cliccare il pulsante + e poi crea un Evento. Selezionare gli invitati da aggiungere poi cliccare su Fine e su Salva per pianificare la riunione.
La procedura da computer è la medesima. Vai su Google Calendar, individua e seleziona il pulsante per creare un evento. Aggiungi adesso gli invitati, inserendo i nomi o gli indirizzi di posta elettronica degli utenti che dovranno partecipare. Clicca su Save e su Invia, per inviare una notifica agli invitati.
Come togliere i limiti su Google Meet
Per utilizzare Google Meet basta un account Google. Questo consente di creare una video riunione di 60 minuti, gratuitamente fino ad un massimo di 100 partecipanti. Ma cosa bisogna fare per togliere questi limiti su Google Meet?
Per chi usa Meet in maniera professionale, una riunione di soli 60 minuti potrebbe non essere sufficiente. Ma non solo. Ci sono funzionalità aggiuntive che per aziende strutturare potrebbero risultare fondamentali come i numeri internazionali per accedere alla riunione, la registrazione della riunione stessa, il live streaming o i controlli amministrativi.
In questi casi, bisogna ricorrere ai piani di abbonamento di Google Meet. Al momento esistono i piani Business Starter, che parte da 5,75 € al mese (minimo un anno), Business Standard, Business Plus e Enterprise. Chiaramente più si sale, più sono i servizi garantiti. Nel piano Business Plus ad esempio si possono creare riunioni con più di 500 partecipanti.
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